在物質(zhì)和信息過剩的時代,“極簡”不僅是一種流行的生活態(tài)度,也是一種重要的工作態(tài)度和理念。 辦公室內(nèi)過多的文件、材料、信息以及多線程的工作,不斷分散人們的注意力,降低工作效率,對精力也是巨大的損耗。本書倡導極簡工作,通過各種實用技巧,幫助讀者在工作中化繁為簡,通過辦公場所和工作流程的斷舍離,整理、簡化、聚焦工作,提高專注力,從而大幅提高工作效率。
告別雜亂無章
復(fù)雜的世界渴望簡單化。大多數(shù)人在審視自己的工作場所時,總會清楚地意識到這一點。讓我驚訝的是,工作場所幾十年來并無實質(zhì)性變化—即便技術(shù)革新,無紙化辦公有望實現(xiàn)(有些甚至已經(jīng)實現(xiàn)),組織管理方面的研究發(fā)展驚人,辦公室里還是會一如既往地出現(xiàn)堆積如山的紙張,貼著“加急”標簽的文件夾,寫著電話號碼、郵箱地址、日程表、待辦事項、宣傳廣告、工廠樣品的黃色便利貼,從DVD到U盤等各式各樣的存儲器,還有免費樣品、雜物……為什么會這樣?
因為工作場所不僅僅意味著工作的地點,它更是一個象征,就像是我們轉(zhuǎn)移到外部的大腦。你腦中的東西會以一種近乎不可思議的方式復(fù)刻在你的書桌上。在這一二平方米的小天地里,面對日益復(fù)雜的工作生活和持續(xù)增長的壓力,你仿佛置身于拼貼畫中,每日處于進退兩難的窘境。
好消息是,一旦你開始有意識地改變和簡化你的整體思維,你的工作日常也會隨之簡化。這一了不起的經(jīng)驗被約根?庫爾茲總結(jié)成簡單的方法論,并在實踐中進行了無數(shù)次測試。本書中,庫爾茲會讓你信服,怎樣才能把你工作場所的垃圾清理干凈。每個獨立的步驟都淺顯易懂,一步一步做下來,你的辦公室將會從雜亂無章變?yōu)榫袟l。
約根?庫爾茲是我認識的這一領(lǐng)域中最有經(jīng)驗的實踐家之一。他徹底改造了單獨的工作間、部門乃至整個公司,并由此贏得了許多粉絲。他的理念經(jīng)過了大量試用者的篩選,取其精華,去其糟粕。
這本書將告訴你,擁有整潔的辦公室比你想象的要容易得多,這將大大提高你置身工作場所時的生活質(zhì)量。今天就和雜亂無章告別吧!別擔心,你可不會再懷念過去的生活。
韋爾訥.提基.昆斯特馬赫
約根.庫爾茲
德國家喻戶曉的高效辦公專家。 他秉持極簡工作理念,認為簡潔才能帶來專注和效率,他不斷研究和探索務(wù)實、有效的方法,幫助職場人士去繁就簡,實現(xiàn)高效辦公。他受邀在電視、廣播及眾多企業(yè)中推廣極簡工作法,幫助數(shù)以萬計的職場人士提升效率,取得優(yōu)異的工作業(yè)績。
第 1 部分? 持久整潔的基礎(chǔ)知識
1. 本書宗旨:助你取得持續(xù)進步?
2.Kaizen 理念:持續(xù)優(yōu)化?
2.1什么是“Kaizen”
2.2登上 Kaizen 階梯
3.正確使用本書:你會極大受益? ?
第 2 部分? 持久整潔的五級階梯
1.第一級:整理與清潔? ?
1.1拍下現(xiàn)狀
1.2系統(tǒng)分類
1.3如果你沒有時間整理,該怎么辦
1.4嘗試丟棄
1.5在直接工作區(qū)域內(nèi)獲得更多空間
1.6完善垃圾清理
1.7保持工作區(qū)整潔
2.第二級:約法三章
2.1文字標記讓人一目了然
2.2拋棄便箋記錄法
2.3合理利用訂書機等辦公用品
2.4為什么只需要一個信箱
2.5戰(zhàn)勝閱讀文件
2.6建立可靠的備忘系統(tǒng)
2.7優(yōu)化運行中業(yè)務(wù)的資料夾
2.8應(yīng)對日復(fù)一日的“電郵轟炸”
2.9巧用傳真機和復(fù)印機
2.10共同使用辦公用品
2.11管理數(shù)碼相機和連接線
2.12節(jié)省檔案室空間
2.13如何使用公用櫥柜和公用房間
2.14使用清單和表格
2.15制定雜志傳閱規(guī)則
2.16通用準則—以銷售部為例
2.17 實踐成功的秘訣
3. 第三級:優(yōu)化工作流程?
3.1通過看板管理庫存
3.2針對常用收件方準備地址貼紙
3.3加快書信聯(lián)系
3.4提高會議效率
3.5一分鐘速成教學讓辦公室儀器操作變簡單
3.6集中使用一個宣傳冊架子
3.7優(yōu)化流程—實例:打電話
3.8 減少浪費—不同的實例
3.9 優(yōu)化結(jié)構(gòu)—實例:代班規(guī)定
3.10 未雨綢繆—實例:斜面辦公桌
3.11 一個工作團隊的優(yōu)化—實例:外勤員工
3.12 實踐成功的秘訣
4.第四級:加強自我責任意識?
4.1真正實現(xiàn)信息透明化
4.2激發(fā)員工的潛能
4.3營造不畏錯誤的氛圍
4.4建立優(yōu)化建議制度
4.5加強員工的自我管理
4.6實踐成功的秘訣
5.第五級:目標與指標?
5.1處理時間與運行時間之比
5.2遵守日程安排
5.3投訴率
5.4管理部門的支出份額
5.5每人每年提出的優(yōu)化建議
5.6員工滿意度
5.7實踐成功的秘訣